Mutabakat neden ay sonunda zorlaşır?
Ay sonunda mutabakat yapmaya çalışan bir ekip, bir ayın birikmiş hareketleriyle uğraşır. Hangi ödemenin hangi faturayı kapattığı, hangi iadenin kayda alındığı unutulmuş olur. Fark büyüdükçe kaynağını bulmak da zorlaşır.
Mutabakatı daha kısa aralıklarla ve hazırlıklı yapmak, işi ay sonundan alıp günlük düzene taşır.
Hangi carilerle başlamalı?
Bütün carilerle aynı anda mutabakat yapmak gerekmez. Önceliği şu carilere verin:
- Bakiyesi yüksek olanlar.
- Ay içinde çok hareket görenler.
- Son mutabakattan bu yana uzun süre geçmiş olanlar.
- Bir önceki mutabakatta fark bildirmiş olanlar.
Önce kendi ekstrenizi okuyun
Karşı tarafa bakiye göndermeden önce cari hesap ekstresini kendiniz okuyun. Açık kalan faturalara, kısmi ödemelere ve iadelere bakın. Bir ödemenin yanlış cariye işlenmiş olması, en sık karşılaşılan farkların başında gelir.
Bu kontrol, fark çıktığında “bizde de böyle görünüyor” diyebilmenizi sağlar; konuşma tahmin üzerinden değil kayıt üzerinden ilerler.
Sonucu kayıt altına alın
Mutabakat gönderdikten sonra her cari için durumu kaydedin: onaylayanlar, fark bildirenler ve yanıt vermeyenler. Fark bildirenlerde farkın nedeni ve ne zaman çözüldüğü de kayda geçmelidir.
Kayıt, bir sonraki mutabakatta nereden başlayacağınızı gösterir. Kapanmamış bir fark, yeni dönemde ilk bakılacak yerdir.
DefterPlus’ta bu akış
DefterPlus’taki Mutabakatlar, cari hesaplarınız için toplu mutabakat ve mutabakat kayıt sistemidir. Cari Hesap Ekstresi dönem hareketlerini tek çıktıda toplar; Cari Hesap Bakiye Raporu ile Vade ve Kalan Bakiye raporu Rapor Merkezi’ndedir. Mutabakatlar DefterPlus medium ve large’dadır.