Önce listeyi doğru kurun
Hatırlatmaya başlamadan önce kime yazacağınızı netleştirin. Vadesi geçmiş faturaları, bu hafta vadesi dolacak olanlardan ayırın. İlk grup tahsilat görüşmesi, ikinci grup ise nazik bir bilgilendirme gerektirir.
Listeyi kurarken en sık yapılan hata, ödemesi gelmiş ama henüz faturayla eşleştirilmemiş tahsilatları gözden kaçırmaktır. Bu durumda ödeme yapmış bir müşteriye hatırlatma gider ve ilişki gereksiz yere gerilir. Hatırlatmadan önce eşleşmemiş tahsilatları mutlaka kontrol edin.
Tonu vadeye göre ayarlayın
Her geciken fatura aynı dili gerektirmez. Vade gününden önce gönderilen kısa bir bilgilendirme çoğu zaman yeterlidir. Vade birkaç gün geçtiğinde daha net bir hatırlatma, uzun süre açık kalan faturalarda ise telefonla görüşme daha sonuç alıcıdır.
Bu aşamalar için şablonları önceden hazırlamak hem zaman kazandırır hem de ekipteki herkesin aynı dille yazmasını sağlar. Şablonda fatura numarasını, tarihini, tutarını ve vadesini açıkça yazın; müşterinin hangi faturadan bahsettiğinizi aramasına gerek kalmasın.
Her hatırlatmayı kaydedin
Kime, ne zaman, hangi şablonla hatırlatma yapıldığı bir sonraki adımı belirler. Kayıt yoksa aynı müşteriye aynı hafta iki kez yazılabilir ya da hiç yazılmayabilir.
Hatırlatma geçmişi ayrıca müşteriyle konuşurken elinizi güçlendirir: “Geçen hafta bilgilendirmiştik” demek, tarihiyle birlikte söylendiğinde daha anlaşılır olur.
Haftalık bir ritim belirleyin
Hatırlatma işi en çok “zamanı olunca yapılır” diye ertelenir. Bunun yerine haftanın sabit bir gününü ayırın:
- Hafta başında vadesi geçen ve bu hafta dolacak faturaların listesini çıkarın.
- Eşleşmemiş tahsilatları kontrol edip listeden düşün.
- Hatırlatmaları gönderin ve kaydını tutun.
- Hafta sonunda yanıt gelmeyenleri telefon listesine alın.
DefterPlus’ta bu akış
DefterPlus’taki Fatura Vade Takibi, vadesi gelen ve geçen faturaları, eşleşmemiş tahsilatları ve hatırlatma geçmişini aynı ekranda toplar. Uygulama içi bildirim ve birden fazla hatırlatma şablonu vardır. Hatırlatma, posta uygulamanızda taslak olarak açılır; kontrol edip gönderimi siz yaparsınız. Fatura Vade Takibi DefterPlus medium ve large’dadır.