Fişi aynı gün kayda alın
Yakıt, yemek, kırtasiye gibi küçük harcamaların fişleri genellikle cüzdanda, araçta ya da çekmecede birikir. Ay sonunda toplanmaya çalışıldığında bir kısmı kaybolmuş, bir kısmının yazısı silinmiş olur.
En kolay yöntem, fişi aldığınız gün fotoğraflamak ve kayda almaktır. Ekipte harcama yapan herkes için aynı kural geçerli olursa ay sonunda “eksik fiş” araması biter.
Okunan bilgiyi kontrol edin
Fotoğraftan okunan bilgi bir taslaktır. Tutarı, KDV’yi ve tarihi fişle karşılaştırın; özellikle soluk ya da buruşuk fişlerde rakamlar yanlış okunabilir. Ardından harcamanın hangi cariye ve hangi fiş türüne ait olduğunu seçin.
Kontrolü kayıttan önce yapmak, sonradan düzeltme yapmaktan her zaman daha kısadır.
Aynı fişi iki kez kaydetmeyin
Bir fiş hem harcamayı yapan kişi hem de muhasebe tarafından kaydedilirse gider iki kez görünür. Benzer şekilde kartla ödenen bir harcama, banka ekstresi aktarılırken tekrar kayda alınabilir.
Bunu önlemek için aynı tarih ve tutardaki kayıtlara bakın; kartla ödenmiş fişleri ilgili ödeme hareketiyle eşleştirin.
Belgenin görüntüsünü kayıtla birlikte tutun
Fişin görüntüsü kayda bağlı olduğunda, bir harcama sorulduğunda belgeyi aramak zorunda kalmazsınız. Kayıt ile belge aynı yerde durur.
DefterPlus’ta bu akış
DefterPlus’taki Fiş Tara’da fiş fotoğraflarını yüklersiniz; okunan tutar, KDV ve tarih taslaktır. Kontrol eder, cariyi ve fiş türünü seçer, kaydı siz verirsiniz. Kaynak görsel kayda bağlanır; mevcut ödemeyle eşleştirme ve tekrar kaydı önleme vardır. Fiş Tara DefterPlus large’dadır.